06.04.2014 | Эксплуатация печатей
Если вы занимаетесь бизнесом, то знакомы с печатью. Ведь каждый раз, подписывая какой-либо документ, вы заверяете его официально. Но всё ли вам известно о правильном хранении печатей и штампов? Об эксплуатации печатей поговорим в нашей статье.
Хранение печатей и штампов
Главная круглая печать является собственностью руководителя и должна всегда храниться непосредственно в сейфе. И только в случае необходимости пользоваться ей могут сотрудники вашей компании, предварительно оформившие расписку. Это случается, если руководитель длительное время находится в командировке или же по каким- либо другим причинам не может в данный момент воспользоваться своей печатью. Бывает и так, что печать нужна за пределами организации и для всех этих случаев существует расписка на имя директора компании, печать которого нужно использовать.
Кроме главной печати существуют и простые, они используются и должным образом эксплуатируются, в основном сотрудниками самого учреждения. Иногда такие печати называют вспомогательными.
Для их соответствующего хранения предусмотрены закрывающиеся шкафчики в столах. Это обеспечивает сохранность важных данных, которые будут использованы только сотрудниками в соответственных для этого случаях.
Адресный штамп и другие вспомогательные печати могут находиться в несгораемых металлических шкафах. Таким образом, повышается не только уровень безопасности, но исключается и всякая возможность порчи ценного имущества, если вдруг возникнут непредвиденные обстоятельства. Полный доступ ко всем печатям имеет только руководитель и сотрудник, который отвечает за их использование и эксплуатацию.
Правильный учёт печатей и штампов
Эксплуатация печати подразумевает ведение специального учёта. Существует специальный журнал, в котором время от времени записывается периодичность пользования печатями. Есть и специальная графа для подписи и фамилии сотрудника, использующего печать. Учёт помогает не только следить за правильным соответствующей документации, но и найти печать, если она вдруг задержалась у кого-то на руках, или же была утеряна одним из сотрудников.
Соответствующие правила ведения журналов учёта и грамотно построенный график работы, помогут вашей компании сохранить свой статус и получить ожидаемую прибыль. И самое главное преимущество такой работы в том, что ни одна махинация с документами не заденет вашу организацию. Ведь все документы и печати хранятся в безопасном и недоступном для посторонних месте.