25.01.2012 | Штампы организаций, хранение, учет
Дизайн печати
В организации круглая печать предприятия должна храниться в сейфе руководителя. В случае необходимости сотрудники могут получить печать организации под расписку. Это может понадобиться, например, при отсутствии руководителя либо когда появилась необходимость в печати в праздничные дни, а также в выходные. Под расписку также выдается печать в случае необходимости её использования вне организации.
А вот печати, штампы вспомогательные могут находиться на хранении у работников организации. Такие работники несут ответственность за их использование, а также сохранность.
Вспомогательные штампы должны храниться в столах, которые закрываются на ключ. Основная печать, адресные штампы, вспомогательные печати могут также храниться в сейфах или металлических шкафах, которые опечатываются. К таким шкафам имеет доступ только работник, который получил печати, штампы, находящиеся у него на хранение.
Все печати, штампы должны быть записаны в соответствующий журнал учета. Такой журнал находится под контролем у ответственного работника. Журнал ведется в соответствии с правилами ведения документации строгой отчетности. Каждый из листов такого журнала должен быть пронумерован, весь журнал должен быть прошнурован и скреплен сургучной печатью, а также подписью организации. Такой журнал следует хранить в сейфе (несгораемом шкафу).
Все имеющиеся штампы, печати должны быть сразу при поступлении зарегистрированы.
Если печать предприятия утеряна, срочно следует обратиться в полицию с заявлением о краже. Если офис был взломан, работники полиции должны осмотреть помещение офиса в день обнаружения кражи. После этого на основе данного заявления можно будет получить справку из полиции, подтверждающая факт пропажи печати. Такая справка будет являться своеобразным подтверждением того, что предприятие невиновно в случае использования печати похитителями.